Informativa sul trattamento dei dati personali resa ai sensi degli articoli 13-14 del GDPR (General Data Protection Regulation) 2016/679

 

Comunicazione ai Condomini, Locatari, Comodatari, occupanti di unità immobiliare a qualsiasi titolo, dipendenti con contratto privato di portierato, ditte fornitrici / manutentrici dei condomini amministrati da questo studio, tecnici e professionisti in genere che collaborano con questo studio e chiunque per qualsiasi ragione venga in contatto con questo studio.

In qualità di Amministratore di condominio e quale consulente professionista, in qualità di titolare del trattamento dei dati o Responsabile per il trattamento dei dati, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 13 e 14 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”), premesso che per nessuno dei destinatari di Cui sopra siamo usualmente in possesso di cosiddetti dati sensibili quali l’indirizzo e-mail, pec, numero telefonico fisso e/o cellulare, l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiosefilosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute e la vita sessuale e premesso altresì che i dati in mio possesso sono quelli elencati nel successivo punto 2) da lei forniti o acquisiti dalla precedente amministrazione o recuperati così come previsto dalla legge 220/2012,

La informo che i Suoi dati personali da Lei forniti o da noi acquisiti nell’ambito della nostra attività, necessari per dare esecuzione ai servizi a Lei offerti, saranno trattati nel rispetto della normativa in materia di privacy e dei princìpi di correttezza, di liceità, di trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

La informo che i Suoi dati saranno trattati con le modalità e per le finalità seguenti:

1.  TITOLARE, RESPONSABILE E INCARICATI

Il Titolare del trattamento è il Condominio al quale vi riferite. L’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati al trattamento, per ciascun Condominio, è custodito ed è consultabile alla pagina Privacy Condomini cliccando quì.

Qualora la Vostra persona non sia riferibile ad un Condominio il Titolare del trattamento è lo Studio in intestazione. L’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati al trattamento è custodito ed è consultabile presso la sede operativa dello studio stesso, raggiungibile cliccando quì.

2.  MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali dell’Utente è realizzato per mezzo delle operazioni di: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modifica, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

I dati personali dell’Utente sono raccolti a seguito di invio diretto al Titolare, tramite compilazione di form o di moduli in genere a tal fine predisposti, anche inseriti in documenti contrattuali, oppure raccolti telefonicamente dall’operatore nell’ambito delle attività precontrattuali. I dati vengono trattati sia mediante elaborazioni manuali in formato cartaceo che con strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici e telematici. I dati raccolti vengono registrati e conservati dal Titolare in archivi informatici e cartacei, nonché custoditi e controllati in modo tale da ridurre al minimo i rischi di distruzione o di perdita anche accidentale, di accesso non autorizzato e di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

I dati sono trattati da personale dipendente o da collaboratori del Titolare, debitamente istruiti in tal senso, per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le Finalità di Servizio.

3.  DATI TRATTATI, FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
  • I sistemi informatici e i software preposti al funzionamento del sito istituzionale dello Studio di cui al presente sito internet acquisiscono alcuni dati personali che sono implicita conseguenza dell’uso dei protocolli di informazione in Internet (a titolo di esempio i nomi di dominio e gli indirizzi IP). Tali dati non sono accompagnati da informazioni personali aggiuntive e sono utilizzati per ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito, per controllare le modalità di utilizzo dello stesso e per accertare eventuali responsabilità in caso di reati informatici. La base giuridica che legittima il trattamento di tali dati è la necessità di rendere utilizzabili le funzionalità del sito aziendale in conseguenza dell’accesso dell’Utente.
  • I dati forniti volontariamente dall’Utente sono invece quelli necessari al Titolare per fornire i servizi disponibili e sono trattati in modo lecito e secondo correttezza, inoltre sono raccolti e registrati per gli scopi determinati, espliciti e legittimi più avanti indicati e sono utilizzati in operazioni di trattamento che non sono incompatibili con tali scopi. I dati personali (dati personali identificativi quali, ad esempio: nome e cognome, ragione sociale, codice fiscale e partita IVA, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e di pagamento) sono raccolti e trattati:
  1. per svolgere le attività di relazione con il cliente e/o con il fornitore in base agli accordi precontrattuali e contrattuali;
  2. per finalità amministrative, fiscali o contabili interne connesse al rapporto cliente-fornitore e per adempiere agli obblighi in genere previsti a carico del Titolare da leggi o da regolamenti, dalla normativa comunitaria, da richieste dell’Autorità giudiziaria oppure per esercitare i diritti del Titolare (ad esempio il diritto di difesa in giudizio);
  3. in presenza di specifico distinto consenso dell’Utente, per le seguenti finalità di marketing: inviare (via e-mail, posta, sms o contatto telefonico) newsletter, aggiornamenti sulle attività del Titolare, materiale pubblicitario o comunicazioni commerciali – eventualmente anche personalizzate sulla base delle abitudini di consumo dell’Utente (profilazione) – su prodotti o servizi offerti dal Titolare che l’Utente potrà ritenere di Suo interesse e per rilevare il grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi, comprese richieste di partecipazione ad analisi o ricerche di mercato;
  4. in presenza di specifico distinto consenso dell’Utente, per le seguenti finalità: inviare (via email, posta, sms o contatto telefonico) newsletter, aggiornamenti, materiale informativo – eventualmente anche personalizzate sulla base delle abitudini di consumo dell’Utente (profilazione) – relativi ai servizi offerti dallo Studio;
  5. nel caso di invio di curriculum vitae, esclusivamente per finalità di selezione del personale e per l’instaurazione di un rapporto di lavoro.
  6. La base giuridica che legittima il trattamento dei dati di cui ai punti “a” (accordi precontrattuali e contrattuali) e “b” (finalità amministrative, contabili o fiscali) è l’esecuzione di un contratto di fornitura di servizi di cui l’Utente è parte, oppure lo svolgimento di attività precontrattuale su richiesta dell’Utente.
  7. Nei casi espressamente indicati ai punti “c” (informazioni, marketing e profilazione), “d” (informazioni, marketing e profilazione da parte di terzi) ed “e” (curriculum vitae) la base giuridica è il consenso liberamente prestato dall’Utente.
    • Ai sensi degli artt. 9 e 10 del GDPR l’Utente può conferire al Titolare dati qualificabili come “categorie particolari di dati personali” (ovvero quei dati che rivelano “l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacali, dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona”). Tali categorie di dati potranno essere trattate dal Titolare solo previo consenso dell’Utente, manifestato in forma scritta firmando tale Informativa, per esigenze contrattuali e connessi adempimenti di obblighi legali e fiscali e per esigenze di selezione del personale.
4.  NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO DEL CONSENSO

Il conferimento dei dati personali di cui al punto 3) per le finalità di cui al punto 3) ha natura strettamente necessaria, in quanto il mancato o non corretto conferimento rende impossibile il trattamento inerente le suddette finalità.
Il conferimento dei dati personali sensibili ha natura facoltativa ed è soggetta a consenso informato, in quanto il mancato o non corretto conferimento rende impossibile il trattamento inerente le suddette finalità.
Il conferimento dei dati per le finalità di marketing è anch’esso facoltativo. L’Utente può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso non potrà ricevere newsletter, comunicazioni commerciali e materiale pubblicitario in genere inerente ai servizi offerti dal Titolare.

5.  ACCESSO AI DATI, DESTINATARI O EVENTUALI CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei dati dell’Utente è effettuato da personale interno del Titolare (dipendenti, collaboratori, Amministratori di Sistema), individuato e autorizzato al trattamento secondo istruzioni che vengono impartite nel rispetto della normativa vigente in materia di privacy e di sicurezza dei dati.

Qualora ciò sia necessario per le finalità elencate all’articolo 3, i dati personali dell’Utente potranno essere trattati da terzi nominati quali Responsabili del trattamento (ai sensi dell’articolo 28 del GDPR) oppure Titolari “autonomi”, e precisamente:

  1. da soggetti identificabili come partner di Studio per le finalità di cui all’articolo 2.2. lettera “d”;
  2. da professionisti, società, associazioni o studi professionali che prestino al Titolare assistenza o consulenza per finalità amministrative, contabili, fiscali, ovvero di tutela legale o selezione del personale;
  3. da tutti gli Istituti Pubblici stabiliti dalla legge e più in generale da tutti gli Enti previsti dalla vigente normativa in materia contabile e fiscale come destinatari di comunicazioni obbligatorie;
  4. da istituti bancari per gli incassi e i pagamenti nonché da eventuali professionisti – in forma singola, associata o societaria – per servizi di analisi e ricerche di mercato, per la gestione dei pagamenti tramite carte di credito o strumenti di pagamento elettronico in genere, corrieri postali, per l’eventuale recupero crediti o per le attività di certificazione del bilancio del Titolare.

L’elenco aggiornato dei Responsabili e degli Incaricati al trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare.

In ogni caso, i dati personali dell’Utente non sono soggetti a diffusione.

6.  COMUNICAZIONE DEI DATI E TRASFERIMENTO DEI DATI AD UN PAESE TERZO O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI

Senza il Vostro espresso consenso (art. 6 lett. b) e c) GDPR), a titolo indicativo il Titolare potrà comunicare i Vostri dati per le finalità di cui all’art. 2.) agli enti e organismi di controllo oltre che alla magistratura su richiesta della stessa, agli enti assicurativi, alla Banca presso la quale è intrattenuto il rapporto di conto corrente, alle società di servizi postali, agli studi legali presso i quali saranno domiciliate le pratiche di morosità e/o controversie di qualsiasi natura legate alla gestione condominiale, ai fornitori del condominio così come previsto dall’ art. 63 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile.
I dati non saranno soggetti a diffusione.

La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà nel territorio dell’Unione Europea.

Nell’ambito della gestione del rapporto contrattuale non è previsto alcun trasferimento dei dati dell’Utente verso Paesi terzi extra UE né verso organizzazioni internazionali.

7.  PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI OVVERO CRITERI UTILIZZATI PER DETERMINARE TALE PERIODO

Per le finalità di cui alle lettere “a” (accordi precontrattuali e contrattuali) e “b” (gestione adempimenti amministrativi, contabili o fiscali) dell’articolo 2.2. i dati personali dell’Utente saranno trattati e conservati dal Titolare per l’intera durata del rapporto contrattuale tra l’Utente e il Titolare e, al termine dello stesso per qualsivoglia ragione, saranno conservati per il tempo previsto – per ciascuna categoria di dati – dalla vigente normativa in materia contabile, fiscale, civilistica e processuale.

Per le finalità di cui alle lettere “c” (informazioni, marketing e profilazione) e “d” (informazioni, marketing e profilazione da parte di terzi) i dati personali dell’Utente saranno trattati e conservati dal Titolare fino a revoca del consenso da parte dell’Utente oppure fino all’esercizio, da parte dell’Utente, del diritto di opposizione al trattamento o di quello di cancellazione dei dati personali.

Per le finalità di cui alle lettere “e” (curricula vitae) i dati personali dell’Utente potranno essere trattati e conservati dal Titolare per un tempo massimo di 12 mesi dalla data di ricezione.

8.  DIRITTI DELL’UTENTE

Nella Sua qualità di Interessato ed in relazione ai trattamenti descritti nella presente Informativa, l’Utente ha i diritti di cui agli articoli 7, da 15 a 21 e 77 del GDPR e, in particolare, il:

  1. diritto di accesso – articolo 15 GDPR: diritto di ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che riguardano l’Utente e, in tal caso, ottenere l’accesso a tali dati personali, compresa una copia degli stessi;
  2. ottenere l’indicazione: a) dell’origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 5, comma 2 Codice Privacy e art. 3, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
  3. ottenere: a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
  4. diritto di rettifica – articolo 16 GDPR: diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che riguardano l’Utente e/o l’integrazione dei dati personali incompleti;
  5. diritto alla cancellazione (diritto all’oblio) – articolo 17 GDPR: diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che riguardano l’Utente, ad esclusione dei dati di natura pubblica quali a titolo esemplificativo gli indirizzi di recapito della corrispondenza e del codice fiscale e dei dati catastali;
  6. diritto di limitazione di trattamento – articolo 18 GDPR: diritto di ottenere la limitazione del trattamento, quando: l’Interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al Titolare per verificare l’esattezza di tali dati; il trattamento è illecito e l’Interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; i dati personali sono necessari all’Interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
  7. l’Interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’art. 21 GDPR, nel periodo di attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza di motivi legittimi del Titolare del trattamento rispetto a quelli dell’Interessato;
  8. diritto alla portabilità dei dati – articolo 20 GDPR: diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che riguardano l’Utente forniti al Titolare e il diritto di trasmetterli a un altro Titolare senza impedimenti, qualora il trattamento si basi sul consenso e sia effettuato con mezzi automatizzati. Inoltre, il diritto di ottenere che i dati personali dell’Utente siano trasmessi direttamente ad altro Titolare qualora ciò sia tecnicamente fattibile;
  9. diritto di opposizione:. Inoltre, il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione, nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto;
  10. opporsi, in tutto o in parte: – articolo 21 GDPR a) diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che riguardano l’Utente basati sulla condizione di liceità del legittimo interesse o dell’esecuzione di un compito di interesse pubblico o dell’esercizio di pubblici poteri, compresa la profilazione, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’Interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; b) al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante email e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto b), per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione.
  11. diritto di revoca – articolo 7 GDPR: l’Utente ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
  12. diritto di reclamo – articolo 77 GDPR: l’Utente ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Montecitorio 121, 00186, Roma (RM).
9.  SICUREZZA

I dati vengono custoditi e controllati mediante adozione di idonee misure preventive di sicurezza volte a ridurre al minimo i rischi di perdita e distruzione, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito e difforme dalle finalità per cui il trattamento viene effettuato.
Per approfondimenti presso lo studio dell’amministratore è disponibile e consultabile un Sistema Gestione Privacy contenente l’analisi dei rischi, le nomine a Responsabili esterni e/o interni e agli incaricati.

10. MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

L’Utente potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando comunicazione, cliccando quì, a mezzo:

  1. FORM del sito di studio,
  2. oppure via posta A.R. all’indirizzo dello studio.

Per l’esercizio dei diritti come indicati nella presente Informativa nonché per ricevere qualsiasi informazione relativa agli stessi, l’Utente potrà contattare il Titolare o il DPO che, anche tramite le strutture designate, provvederanno a prendere in carico la richiesta e a fornire all’Utente, senza ingiustificato ritardo e comunque, al più tardi, entro un mese dal ricevimento della stessa, le informazioni relative all’azione intrapresa riguardo alla richiesta.

L’esercizio dei diritti da parte dell’Utente è gratuito ai sensi dell’articolo 12 GDPR. Tuttavia, nel caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, anche per la loro ripetitività, il Titolare potrebbe addebitare all’Utente un contributo spese ragionevole, alla luce dei costi amministrativi sostenuti per gestire la sua richiesta, o negare la soddisfazione della sua richiesta.

L’ultima modifica alla presente Informativa sulla privacy è stata apportata in data 24.05.2018.

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